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Automatizza la Riconciliazione degli Ordini e Documenti di Trasporto (DDT)
Gestire un’azienda efficiente significa avere processi fluidi e precisi, soprattutto quando si parla di contabilità e fatturazione. Il two-way e three-way matching di ordini, fatture e DDT è un processo cruciale, ma spesso noioso e soggetto a errori. Quanto tempo perdi a confrontare manualmente questi documenti? Quanti errori si insinuano nel processo, causando ritardi nei pagamenti e problemi con i fornitori? Se la risposta è “troppo”, allora l’Intelligenza Artificiale potrebbe essere la soluzione che stavi cercando.
Il problema del two-way e three-way matching manuale:
Il two-way matching confronta l’ordine d’acquisto con la fattura del fornitore per verificarne la corrispondenza. Il three-way matching aggiunge un ulteriore livello di controllo, confrontando anche il documento di trasporto (DDT) per assicurare che le merci ricevute corrispondano a quanto ordinato e fatturato.
Questi processi, se eseguiti manualmente, presentano diverse criticità:
Dispendio di tempo: Confrontare manualmente centinaia di documenti richiede ore di lavoro prezioso che potrebbe essere dedicato ad attività più strategiche.
Errori umani: La stanchezza e la ripetitività del compito aumentano il rischio di errori, con conseguenti pagamenti errati, controversie con i fornitori e problemi di cash flow.
Ritardi nei pagamenti: Il processo manuale rallenta l’intero ciclo di pagamento, compromettendo i rapporti con i fornitori.
Difficoltà di scalabilità: Man mano che l’azienda cresce, il volume di documenti da gestire aumenta esponenzialmente, rendendo il processo manuale insostenibile.
La soluzione: l'automazione intelligente con gli Agent AI
L’Intelligenza Artificiale offre una soluzione innovativa per automatizzare il two-way e three-way matching. Gli Agent AI, addestrati su grandi quantità di dati, possono:
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Leggere ed interpretare i documenti: Grazie all’OCR (Optical Character Recognition) e al Natural Language Processing (NLP), gli Agent AI possono estrarre le informazioni chiave da ordini, fatture e DDT, indipendentemente dal loro formato.
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Confrontare i dati automaticamente: Gli algoritmi di Machine Learning individuano discrepanze e anomalie tra i documenti con una precisione superiore a quella umana.
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Gestire le eccezioni: Gli Agent AI possono essere configurati per gestire automaticamente le discrepanze minori, mentre quelle più complesse vengono segnalate all’operatore per una verifica manuale.
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Integrazione con i sistemi esistenti: Gli Agent AI possono integrarsi con i sistemi ERP e contabili esistenti, automatizzando l’intero flusso di lavoro.
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Apprendimento continuo: Gli Agent AI imparano dai dati elaborati, migliorando costantemente la loro precisione e velocità.
Benefici dell’automazione con gli Agent AI:
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Riduzione degli errori: Elimina gli errori umani, garantendo la precisione del processo.
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Risparmio di tempo e risorse: Libera il personale da compiti ripetitivi, consentendo di dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto.
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Accelerazione dei pagamenti: Riduce i tempi di elaborazione, migliorando i rapporti con i fornitori.
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Maggiore scalabilità: Gestisce facilmente l’aumento del volume di documenti.
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Controllo e monitoraggio: Offre una visione completa e trasparente del processo.
Conclusione:
L’automazione del two-way e three-way matching con gli Agent AI rappresenta un’opportunità concreta per migliorare l’efficienza e la precisione dei processi contabili. Eliminando gli errori, riducendo i tempi di elaborazione e liberando risorse preziose, l’Intelligenza Artificiale permette alle aziende di concentrarsi sulla crescita e sull’innovazione. Non aspettare oltre, adotta l’automazione intelligente e trasforma la tua contabilità.
