L'AI come punto di svolta per l'inserimento
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L'AI come rivoluzione per gli ordini di vendita
Nel settore delle vendite, efficienza e precisione sono fondamentali. Attualmente la maggior parte degli ordini di vendita viene gestita manualmente, spesso tramite un elevato afflusso di e-mail che deve essere setacciato dai team di vendita per poter estrapolare informazioni rilevanti da inserire nei sistemi di Enterprise Resource Planning. Questo procedimento di elaborazione manuale degli ordini di vendita non solo richiede molto tempo, ma è anche soggetto ad errori e carichi elevati di lavoro e causa di conseguenza un’insoddisfazione della clientela. L’Intelligenza Artificiale (AI) è in grado di rivoluzionare questo settore, aumentando la produttività nell’inserimento degli ordini di vendita.
LLMs: la Tecnologia alla Base dei chatbot
Nell’ambito dell’inserimento degli ordini di vendita si parla di una nuova tecnologia: gli LLMs, ovvero i Large Language Model.
Gli LLMs sono sistemi avanzati di AI progettati per comprendere, generare e manipolare il linguaggio umano. Sono addestrati su vasti volumi di dati testuali, che permettono loro di riconoscere il contesto, cogliere le sfumature e generare risposte coerenti e rilevanti. Gli LLMs sono inoltre in grado di elaborare e comprendere il linguaggio naturale e di automatizzare compiti che coinvolgono testo e comunicazione.
Come funzionano gli LLMs?
Gli LLMs operano utilizzando un’architettura di deep learning chiamata transformers. Questa architettura permette loro di elaborare e generare il linguaggio con un livello di accuratezza e coerenza senza precedenti. Ecco una panoramica semplificata del loro funzionamento:
- Addestramento: gli LLMs vengono addestrati su dataset diversificati comprendenti miliardi di parole provenienti da libri, articoli, siti web e altre fonti testuali. Durante l’addestramento il modello impara a prevedere la parola successiva in una frase, comprendendo gradualmente grammatica, contesto, tono e stile.
- Messa a punto: dopo l’addestramento iniziale, gli LLMs possono essere calibrati per compiti o settori specifici, alimentandoli con dati specifici del dominio. Per gli ordini di vendita questo potrebbe significare arricchire il modello con dati provenienti da ordini di vendita, fatture e comunicazioni con i clienti.
- Inferenza: una volta addestrati, gli LLMs possono generare testo, rispondere a domande, riassumere documenti, estrarre informazioni etc etc. Possono comprendere e rispondere alle domande in linguaggio naturale, divenendo altamente versatili per molti compiti di inserimento degli ordini di vendita.
L'AI come assistente virtuale nella tua casella di posta
Ecco come l’AI può snellire il processo di inserimento degli ordini di vendita e aumentarne significativamente l’efficienza:
- Apertura e Lettura dei documenti: l’AI può aprire e leggere automaticamente i documenti in arrivo, identificandoli e classificandoli in base a criteri predefiniti, a prescindere dal tipo di formato utilizzato dai clienti (Word, PDF, Excel, CSV, XML..)
- Estrazione dei Dati: l’AI può estrarre da vari formati di documenti i dati in una forma strutturata, come informazioni sui prodotti, prezzo, quantità, dati del cliente e condizioni commerciali. Questo garantisce che tutte le informazioni necessarie siano catturate in modo accurato e rapido.
- Confronto dei Dati: l’AI può confrontare i dati degli ordini estratti con i record esistenti all’interno del sistema, verificando discrepanze ed informazioni mancanti.
- Generazione di Preventivi e Ordini: l’AI può generare automaticamente preventivi o nuovi ordini di vendita basati su dati estratti, riducendo quindi i tempi di risposta.
- Redazione di Risposte Personalizzate: l’AI può redigere in risposta e-mail personalizzate per i clienti, sia che si tratti di inviare preventivi, oppure di confermare ordini o richiedere informazioni aggiuntive, mantenendo sempre un flusso di comunicazione regolare. Analizzando le interazioni precedenti e le preferenze del cliente è persino possibile istruire l’AI a rispondere nel linguaggio e nello stile di comunicazione prediletti dal cliente.
- Follow-Up Proattivo: l’AI può monitorare lo stato degli ordini di vendita e inviare automaticamente email di follow-up ai clienti. Questo garantisce una comunicazione tempestiva, tenendo informati i clienti sullo stato dell’ordine, sugli aggiornamenti della consegna e sull’insorgenza di eventuali problemi.
Conclusioni
Integrare l’AI direttamente nella casella di posta rappresenta quindi una vera e propria rivoluzione per l’inserimento degli ordini di vendita, grazie ai numerosi benefici precedentemente citati. L’AI consente infatti alle risorse umane di dedicarsi ad altre attività più strategiche, riduce il rischio di errori umani, consente tempi di risposta più rapidi e aumenta di conseguenza la soddisfazione del cliente.
